Stanna upp innan du svarar

Den första minuten

• 01Ta tid på dig Säg till exempel: ”Jag vill ge dig ett korrekt svar. Jag behöver stämma av några saker och återkommer.” Håll alltid det du lovar.

• 02Ställ tre snabba frågor Äger jag frågan? Har jag rätt fakta? Är jag rätt person? Är svaret nej – koppla vidare eller ta stöd.

• 03Ha ett huvudbudskap Om bara en mening citeras – vilken vill du att det ska vara? Säg den tidigt.

Vad gör jag om …?

• … journalisten vill ha svar direkt Be om tid – och håll den. Säg att du vill ge ett korrekt svar och att du behöver stämma av några saker. Lova att återkomma vid en tid du kan hålla, och använd tiden till att kolla fakta och formulera ditt huvudbudskap.

• … frågan inte gäller mitt område Hänvisa – och förvarna. Hjälp journalisten vidare till rätt verksamhet eller person, och berätta snabbt för den du hänvisar till att media kommer att höra av sig, och vad de vill veta.

• … jag är osäker på fakta Kolla fakta innan du svarar. Säg hellre ”Det här är vad vi vet just nu” än att gissa. Spekulera aldrig. Be din chef eller kommunikatör om stöd om du känner dig osäker.

• … journalisten vill att någon tar ansvar Det är chefens uppgift. När media vill att någon står till svars för ett beslut eller en händelse är det chef och ledning som svarar. Som medarbetare bidrar du med fakta – hänvisa till närmaste chef.

• … det handlar om kritik eller en kris Empati, fakta, nästa steg. Visa först att du förstår att det berör människor. Säg sedan kort vad ni vet, och därefter vad ni gör nu. Ta stöd av kommunikatör, HR eller chefen ovanför dig. Vid samhällsstörningar gäller krisledningsplanen.

• … jag precis har blivit intervjuad Berätta för chef och kommunikatör – särskilt vid större eller känsliga ärenden, så att andra i organisationen vet om kontakten. Undantag: när du använder din meddelarfrihet behöver du inte berätta något.